is loading...

Alchemia zespołu

 

Wielu z nas funkcjonuje na co dzień w różnego rodzaju grupach. Mogą one być związane z pracą, życiem towarzyskim, aktywnością sportową, a nawet z życiem rodzinnym. W związku z tym, że efektywność pracy grupy w porównaniu do działania zespołu nie jest zbyt wysoka, warto zastanowić się jak grupę przemienić w prawdziwy zespół. Należy rozdzielić te dwa pojęcia, a mianowicie „grupa” i „zespół”, ponieważ nie są one tożsame. W dalszej części tekstu będziemy koncentrować się raczej na zespołach.
Wiadomo, że najważniejszą sprawą od której rozpoczynamy realizację naszych zamierzeń jest świadomość dobrze sformułowanego celu. Czyli dokonując zmian, powinniśmy wiedzieć jaki jest ich kierunek, a jaki jest stan docelowy – w naszym przypadku będzie to model sprawnego i efektywnego zespołu.
Przykładem może tu być drużyna piłkarska, w której grają zawodnicy oceniani indywidualnie na średnim poziomie, ale wspólnie osiągający niebywałe efekty , lub też zespół powołany do usprawnienia technologicznego procesu produkcji, stworzony z pracowników wielu działów osiągający ponadprzeciętne rezultaty dzięki doskonałej współpracy.
Kluczowym pytaniem, jakie pojawia się w tej sytuacji, to jaki powinien być zespół, aby mógł osiągać wybitne osiągnięcia, jak powinien pracować, jakie mieć normy i zasady współpracy, tak aby wzbić się ponad przeciętną. Innymi słowy, jakie są kluczowe czynniki powodujące transformację grupy ludzi w synergicznie działający zespół, osiągający wyróżniające się efekty.
Na poziomie metaforycznym, tworzenie zespołu będziemy mogli porównać do alchemicznej transmutacji ołowiu w złoto. Z tą jednak różnicą, że według naszej obecnej wiedzy alchemikom nigdy to zadanie się nie powiodło, a my znając sposób i mając odpowiednią motywację mamy duże szanse na sukces. Jak zatem wyglądało przekształcanie (zwane transmutacją, czyli to sztuką przemieniania rzeczy w coś innego) ołowiu w złoto? Możemy sobie wyobrazić, że był to rozłożony w czasie proces poddawania wielu reakcjom chemicznym ołowiu, wraz z innymi substancjami pomocniczymi, tak aby w konsekwencji otrzymać zamierzony rezultat, czyli czyste złoto!
Gdzie tu analogia z tworzeniem zespołu? Mamy „Ołów”, czyli grupę osób, poddawanych „procesom”, takim jak ustalenie celu, tworzenie tożsamości zespołowej, ustalanie norm, budowanie relacji itd. tak, aby w końcu otrzymać „czyste złoto”, czyli prawdziwy współpracujący zespół. Warto także zastanowić się, co w budowaniu zespołu pełni rolę podobną do kamienia filozoficznego, czyli tajemniczej substancji umożliwiającej powyższe przemiany.
Jest oczywiście możliwe utworzenie zespołu na wiele możliwych sposobów, zależnie od tego jakim potencjałem dysponujemy na wejściu, oraz jaki zakładamy efekt końcowy. Do dyspozycji mamy wiele procesów i czynników, z których pewne, muszą bezwzględnie wystąpić, a inne z kolei będą pełniły rolę pomocniczą. Czyli od nas zależy jaki „przepis na zespół” wykorzystamy. Pamiętajmy, że jest to proces stosunkowo skomplikowany i wymagający, gdzie pracy dokonuje się na pewnym złożonym systemie i w związku z tym działania przez nasz podejmowane powinny uwzględniać logikę działania systemów, gdzie jak wiadomo rezultaty nie są oczywiste, a czasami zaskakujące.
Czyli, krótko mówiąc, zastanówmy się teraz jakie czynniki decydują o przemianie grup ludzi w zespoły uzyskujące ponadprzeciętne rezultaty. Możemy przyjąć, że na stworzenie zespołu kluczowe znaczenie mają następujące czynniki:

1. Dobór członków zespołu
2. Cel działania
3. Ustalenie zasad współpracy
4. Otwarta komunikacja
5. Dyscyplina
6. Zaufanie
7. Zaangażowanie
8. Twórczy konflikt
9. Odpowiedzialność
10. Poczucie wspólnoty
11. Umiejętność rozwiązywania problemów
12. Relacje interpersonalne

DOBÓR CZŁONKÓW ZESPOŁU
W skład dobrych zespołów wchodzą osoby o zróżnicowanych kwalifikacjach i typach osobowościowych. Dosyć oczywiste wydaje się to, że aby uzyskiwać ponadprzeciętne rezultaty należy dobrać pracowników w taki sposób, aby ich kompetencje raczej się uzupełniały aniżeli dublowały i nakładały. W wielu sytuacjach sprawdza się także model częściowego zróżnicowania kwalifikacji. Wtedy jedna część kompetencji jest wspólna dla wszystkich członków zespołu, a dodatkowe kwalifikacje są różne. Przykładem ilustrującym taki dobór jest armia izraelska, czyli jedna z najskuteczniejszych i najlepiej wyszkolonych armii świata. Jej zorganizowanie polega na tworzeniu małych zespołów żołnierzy o uzupełniających się umiejętnościach i wiedzy. Jeden z nich jest formalnym przywódcą, ale na czas rożnego rodzaju działań faktyczne przewodzenie oddaje się w ręce jednego z żołnierzy, którego kwalifikacje są najbardziej odpowiednie w danej sytuacji.
Kolejną ważną kwestią jest liczebność zespołu. Najkorzystniej jest budować takie zespoły których liczebność nie przekracza dwudziestu kilku osób. Wiadomo, że im więcej członków, tym bardziej skompilowana staje się koordynacja.

CEL DZIAŁANIA
Każdy zespół powinien mieć precyzyjnie określony cel działania. Najlepiej byłoby, gdyby wpływ na jego sformułowanie mieli wszyscy członkowie zespołu. Dzięki temu będziemy mogli osiągnąć maksymalnie duże zaangażowanie wszystkich zainteresowanych. Wbrew pozorom na sformułowanie celu należy poświecić dużo czasu. Im dokładniej go sformułujemy, tym łatwiejsza będzie jego realizacja. Pamiętajmy, że zespoły zostają powołane nie dla samego faktu ich istnienia, ale dla realizacji konkretnych celów. Później często zostają rozwiązywane.

USTALENIE ZASAD WSPÓŁPRACY
Jedną z pierwszych faz pracy w zespole powinno być ustalenie jednolitych zasad współpracy. Normy porządkują zachowania członków zespołu i pozwalają na koncentrowania się na głównym celu dla jakiego zespół został powołany, a nie na sprawach porządkowych. Często zdarza się oczywiście, że okres ustalania norm bywa stosunkowo długi, ponieważ należy je sprawdzić w działania. Co oznacza, ni mniej ni więcej, jak ustalanie ich za pomocą metody prób i błędów - do pewnego stopnia oczywiście. Nieco łatwiej jest ustalać normy w sytuacji, kiedy członkowie zespołu dobrze się znają. Wtedy wiedzą czego mogą się po sobie spodziewać, jak zagospodarowywać czas, jakie narzędzia dyscyplinowania siebie nawzajem wykorzystać itd. Natomiast bezwzględnie najważniejszą kwestią jest to aby nigdy nie zaniechać ustalenia zasad współpracy, ponieważ powoduje to chaos organizacyjny i komunikacyjny. Poza tym, jeżeli tego nie zrobimy, to utworzą się one samoistnie, ale wtedy nie mamy pewności, czy to będą normy sprzyjające współpracy, czy też ograniczające działanie naszego zespołu.
Przykładowymi normami zespołowymi mogą być: punktualność na spotkaniach i podczas kończenia pewnych etapów prac, wzajemny szacunek do własnych poglądów – wyrażający się przez ... (tu definiujemy sposób okazywania szacunku), wzajemne wsparcie członków zespołu – rozumiane jako ...., itp.

DYSCYPLINA
Jest naczelną zasadą porządkującą pracę w zespole i dotyczy spraw organizacyjnych związanych głównie z ustalonymi zasadami współpracy. Bez zdyscyplinowania, członkowie zespołu staja się nieprzewidywalni. Dyscyplina pracy w zespole dotyczy wszystkich członków zespołu, bez wyjątku. Ustalanie jakichkolwiek zasad współpracy jest bez znaczenie, w momencie, kiedy są przestrzegane w sposób wybiórczy, dlatego należy położyć bardzo duży nacisk na to aby reguły były przestrzegane. A także na to, aby nie tworzyć pustych i nikomu nie potrzebnych zasad. Najlepiej jest skoncentrować na kilku najważniejszych, ale takich, które będą przestrzegane.
Zdyscyplinowanie ma niebagatelny wpływ na budowanie zaufania członków zespołu do siebie nawzajem, oraz może wpłynąć na zmniejszenie ilości konfliktów interpersonalnych w czasie trwania spotkań zespołu.
Wzorem (niedoścignionym) dla tego typu zachowań może dla nas być Mahatma Gandhi, który przestrzegał własnych zasad przez całe dziesięciolecia, np. codzienne snucie przędzy na kołowrotku.

OTWARTA KOMUNIKACJA
Może być jedną z zasad współpracy w zespole, ale jest na tyle istotna, że warto zająć się nią osobno. Zespół składa się z ludzi, którzy jak wiadomo różnią się od siebie charakterem, temperamentem, potrzebami, wartościami itp. Żeby ludzie ci pracowali jako zespół bezwzględnie konieczne jest sprawna wymiana informacji na wszystkie istotne dla funkcjonowania zespołu tematy. Także na te trudne, dotyczące relacji interpersonalnych. Na przykład, jedną z podstawowych zasad doboru uczestników do ekspedycji w góry wysokie jest umiejętność doskonałego dogadywania się, szczególnie w ekstremalnych sytuacjach.
Niezmierne ważne jest to, aby nie tylko mówić otwarcie, ale również słuchać w sposób otwarty, a mianowicie, bez oceniania, nadmiernej interpretacji i z szacunkiem. Otwartość w komunikacji doskonale zapobiega eskalacji konfliktów interpersonalnych, wspiera kreatywność, buduje relacje interpersonalne , scala zespół i pomaga w realizacji zadań.

ZAUFANIE
Praca w zespole zabiera najczęściej bardzo dużo czasu, czyli uczestnicy danego projektu spędzają ze sobą wiele godzin, dni, w związku z tym w każdym tworzącym się zespole powinniśmy pracować nad wzajemnym zaufaniem. Jeśli go nie będzie, praca w zespole napotykać będzie na wiele trudności.
Przykładem może być sytuacja, kiedy ktoś z członków zespołu nie zgadza się z jakąś koncepcją, ale nie odzywa się i nie protestuje, ponieważ nie ma zaufania do pozostałych osób, boi się odsłonić, pokazać swoje poglądy. Być może miał w głowie pomysł na zrewolucjonizowanie prac zespołu (lub też co gorsza, działania całej organizacji), ale niestety nie przekazał go pozostałym.

ZAANGAŻOWANIE
Jest to warunek, bez spełnienia którego, żadna grupa nie stanie się zespołem, żaden zespół nie uzyska zadowalających rezultatów. Warto poruszyć tu dwie ważne, ściśle ze sobą połączone kwestie.
Pierwsza dotyczy automotywacji członków zespołu, na jakim jest ona poziomie, na ile jest trwała stabilna i na ile potrafią nią zarządzać. Wiadomo, że czasami motywacja i zaangażowanie do wykonywania pewnych działań nam spada, jednak kluczowe jest to czy i jak potrafimy ją odbudowywać. Niezmiernie ważnie jest to jak potrafimy zarządzać swoją postawą.
Drugim ważnym czynnikiem jest klimat pracy w zespole wpływający na wzajemne stymulowanie się osób pracujących w zespole do pracy z dużym zaangażowanie. Mam tu na myśli postawę lidera, zasady, współpracy i wzajemne zaufanie. Wiadomo, że wielu ludzi z natury ma pewien poziom konformizmu, w związku z tym w zespole pełnym zaangażowania jesteśmy pełni zaangażowania.

TWÓRCZY KONFLIKT
Kiedy mamy do czynienia z kilkoma osobami, zaangażowanymi w robienie czegoś i obdarzającymi się zaufaniem często dochodzi do różnic zdań. Ważne jest jednak to w jaki sposób przebiega taki konflikt, czy spór dotyczy stanowisk i poglądów, czy też przechodzi w konflikt personalny. Innym słowy, czy dyskusja jest na temat tego, kto ma rację i dowodzenie tego sobie nawzajem, czy też jak opcja jest najkorzystniejsza dla całego zespołu.
Twórczy konflikt jest ściśle związany ze sposobem komunikowania się ze sobą nawzajem członków zespołu.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Zespoły , które osiągają ponadprzeciętne rezultaty charakteryzują się indywidualnym poczuciem zbiorowej odpowiedzialności. Doskonale ilustruje to sposób działania organizacji ekologicznych: „Myśl globalnie, działaj lokalnie”.
Można to określić pewną „pozytywną nadodpowiedzialnością”, czyli dbaniem o rezultaty pracy zarówno własne jak i całego zespołu. W przypadku odnoszonych sukcesów, ale także porażek odpowiedzialny jest cały zespół – bez wyjątku. Czyli np. za przegrany mecz będą odpowiedzialni także zawodnicy rezerwowi. Nie chodzi tu o obwinianie się, lub kogoś, ale o poczucie wspólnej sprawy, niezależnie od roli jaką mam w zespole w danej chwili.

POCZUCIE WSPÓLNOTY
Z opisanej przed chwilą wspólnej odpowiedzialności wynika w sposób jednoznaczny pewna jedność członków zespołu, którą można nazwać poczuciem wspólnoty. Możemy mieć różne zdania, możemy się spierać, ale ciągle stoimy po tej samej stronie barykady i w kwestiach zasadniczych jesteśmy jednomyślni. Takie poczucie wspólnoty jest ściśle związane z wzajemnym zaufaniem, poczuciem celu oraz otwartą komunikacją w danym zespole. Jest to myślenie w kategoriach „MY”.

UMIEJĘTNOŚĆ ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW
Kolejną ważną kwestią z jaką przychodzi się zmierzyć członkom zespołów jest sposób w jaki radzą sobie z napotykanymi problemami. Problemy rozumiane jako niezgodność działań lub efektów z zamierzeniami (na każdym etapie prac) zdarzają się praktycznie zawsze. Ważne jest jednak to jakie strategie radzenia sobie z przeciwnościami wypracował zespół. Czy członkowie zespołu wspierają się nawzajem, czy są w stanie poświęcić cześć własnego czasu, pracy dla zbiorczego rezultatu działań, czy też nie?

RELACJE INTERPERSONALNE
Ostatnią, ale niezmiernie ważną sprawą są relacje interpersonalne panujące w zespole. Fakt tego czy członkowie zespołu lubią się nawzajem, czy sprawia im przyjemność wspólna pracy i przebywanie ze sobą jest czynnikiem wpływającym w znacznej mierze na efektywność pracy danego zespołu. Można powiedzieć, że dobre relacje interpersonalne tworzą coś, na kształt środowiska działania umożliwiającego wspólną pracę, tak jak tlen umożliwia oddychanie. Można na pewien czas wstrzymać oddech, tak jak można przebywać przez jakiś czas w grupie, gdzie nie ma wzajemnej sympatii, ale tylko przez pewien czas, a co więcej nie będzie to przekładało się na realizację celu dla jakiego został powołany dany zespół.
Słabo zintegrowane zespoły to najczęściej zespoły o niskiej efektywności, ponieważ występuje wtedy brak zaufania, który prowadzi do miernego zaangażowania i tak dalej – kółko się zamyka.

Mamy w takim razie dwanaście głównych składowych, których odpowiednie wykorzystanie da nam możliwość stworzenia prawdziwego zespołu. Sprawa nie jest jednak tak prosta, jakby się mogło pozornie wydawać. Ponieważ najczęściej będziemy potrzebowali także dużo czasu, aby wszystkie te składniki zaczęły skutecznie działać.
Należy także zwrócić uwagę na proporcje pewnych składników. Na przykład, jeżeli niedostateczną uwagę poświęcimy dyscyplinie i zaangażowaniu, a z kolei nadmierną relacjom interpersonalnym możemy w rezultacie otrzymać koło wzajemnej adoracji, gdzie rezultaty działań maja poboczne znaczenie.
Można pomyśleć, że zespoły tworzą się same, ot tak, przypadkowo, że jest to jakiś zbieg okoliczności. Nic bardziej mylnego. Dobre zespoły są tworzone przez ludzi, którzy uczestniczą w jego pracach i ich kształtowanie jest najczęściej związane z pewną pracą, jaką trzeba włożyć w ich powstanie.
Marzeniem wielu alchemików było znalezienie kamienia filozoficznego. Nazywano tak substancję, która umożliwiała transmutację, czyli przemianę ołowiu w złoto. Wydaje się, że dla zespołu takim kamieniem filozoficznym może być wszystkie dwanaście wymienionych czynników, ale dobranych w odpowiednich proporcjach. Mimo, że wydaje się to oczywiste warto to podkreślać za każdym razem, kiedy myślimy o stworzeniu prawdziwego zespołu.