Nasze doświadczania z coachingów zespołowych, ale także ze szkoleń, a może także niekiedy z coachingów indywidualnych są takie, że czasami (a nawet dość często) dochodzi do braku zrozumienia w czasie spotkań. Niby wszyscy mówią w jednym języku, znają się od lat, posługują się tymi samymi sformułowaniami technicznymi, a jednak…  

Oczywiście nie chodzi o brak inteligencji (także tej emocjonalnej) czy dobrej woli, ale to, że rozmawiamy zarówno słuchając i mówiąc korzystając z różnych map świata. Warto wdrożyć proste narzędzie, które nosi nazwę wspólnej puli znaczeń (Shared Pool of Meaning[1]  – SPM).

Poniżej znajdziesz krótki przewodnik: czym jest SPM, dlaczego ma moc tworzenia zrozumienia i zmieniania dynamiki zespołów w relacji, oraz jak ją budować krok po kroku — w coachingu, w roli lidera i w codziennych rozmowach.

Czym właściwie jest „wspólna pula znaczeń”

Wyobraź sobie stół, na który każdy kładzie puzzle: fakty, swoje interpretacje, obawy, intencje, potrzeby, nadzieje (trochę jak w kilku scenariuszach EQdo). Im pełniejsza i bezpieczniejsza jest ta „pula”, tym trafniejsze decyzje i większe zaangażowanie — bo działamy na tej samej mapie, a nie na równoległych, konkurencyjnych historiach.

• Po pierwsze gromadzimy fakty, które są podstawą, ale pula jest żywa ponieważ obejmuje także znaczenia
• Po drugie, nie chodzi o zgodę za wszelką cenę. Także różnice powinny znaleźć się na stole, ponieważ celem jest je zobaczyć i zrozumieć, zanim wybierzemy kierunek.
• Po trzecie to nie „demokracja opinii”. Pula służy lepszym decyzjom, a nie rozmywaniu odpowiedzialności. Po zebraniu znaczeń nadal to lider podejmuje decyzję, ale skuteczniej. Oczywiście każda decyzja w zespole powinna być omówiona.

Jak działa SPM

1. Wpływa na regulację emocji. Kiedy ludzie widzą, że ich perspektywa i obawy znajdują miejsce na stole, spada napięcie. Mózg przestaje bronić racji, a zaczyna współtworzyć porozumienie. To zmiana z trybu walka–ucieczka na tryb ciekawość–rozwiązywanie.
2. Zmniejsza ryzyko błędnych założeń. Ponieważ zwykle wchodzimy w rozmowy z gotowymi założeniami, dlatego nazwanie faktów i założeń na głos ogranicza błędne interpretacje.
3. Podnosi jakość decyzji i wykonania zadań.  Decyzje oparte na pełniejszej informacji rzadziej są nietrafione. A gdy członkowie zespołu widzą, że ich wkład zasilił pulę, rośnie poczucie współwłasności.
4. Oszczędza czas. Zwykle 15-20 minut inwestycji w stworzenie SPM skraca tygodnie ping–ponga mailowego tworzenia i naprawiania nieporozumień.

Najczęstsze błędy

• Skok do rozwiązań bez ustalenia kryteriów – „to oczywiste, zróbmy X”.
• Zamiana interpretacji na fakty – „oni są nieodpowiedzialni” zamiast „dwa razy później oddali raport”.
• Brak kontraktu bezpieczeństwa: oceniania, złośliwości, przerywanie wypowiedzi.
• Milczenie ekspertów —   SPM jest wtedy zdominowana przez osoby głośniejsze niekoniecznie z większą wiedzą.
• Zamykanie rozmowy, gdy pojawia się pierwsza różnica – „no to widzę, że się nie zgadzamy”.

Jak budować wspólną pulę znaczeń

1. Zdefiniuj cel i kryteria decyzji
2. Zacznij od danych – zrób listę surowych faktów, najlepiej na flipcharcie – nazwij i zawieś swoje założenia. Zaproś także emocje i intencje do stołu. Pula, która ignoruje emocje, jest mniej skuteczna: „Co w tym dla ciebie najważniejsze/ryzykowne?”
3. Włącz wszystkie perspektywy – każdy ma zabrać głos.
4. Uzgodnij wspólne znaczenia, zanim wybierzesz rozwiązanie
5. Wybierz małe eksperymenty zamiast wielkich deklaracji

Wspólna pula znaczeń nie tylko narzędzie, to bardziej praktyka kultury rozmowy: szacunku dla faktów i ciekawości dla sensów, które ludzie nadają rzeczywistości. Gdy staje się nawykiem, zauważysz trzy sygnały zmiany: mniej niedomówień, szybsze decyzje i większą odpowiedzialność za to, co ustaliliście. I o to chodzi — żeby rozmowa nie była przeciąganiem liny, tylko wspólnym rysowaniem mapy, która wyznaczy Wam drogę.

Powodzenia!

Rafał Nykiel

[1] „Kluczowe rozmowy” Kerry Patterson, Joseph Grenny