Kiedy pracujemy z zespołami jednym z kluczowych elementów zmiany jest zadbanie, aby członkowie zespołu mogli wprowadzić nowe nawyki. Jest to niezwykle ważne, ponieważ daje to jeśli nie gwarancję, to z pewnością duże prawdopodobieństwo skutecznego wprowadzenia trwałej zmiany. Bez zmiany nawyków, zespół prawdopodobnie będzie tkwił w starym porządku i niezależnie od starań team coachów.  

Czy w zespole jest łatwiej czy trudniej zmieniać nawyki?

To zależy od wielu czynników. Teoretycznie powinno być trudniej, bo mamy kilka lub kilkanaście osób zaangażowanych w zmianę, ale z drugiej strony w dojrzałych zespołach będzie to atut. Ponieważ członkowie zespołu nawzajem czuwają nad wprowadzaniem nowych nawyków monitorując sytuację i dając sobie informację zwrotną. Odpowiedzialność jest współdzielona, a nie tylko obarczona/y jest nią lider.

Identyfikacja nieużytecznych nawyków

W pierwszej kolejności oczywiście należy zająć się identyfikacją aktualnych nawyków. O tym czy są one użyteczne czy nie decyduje sam zespół. Zadaniem team coacha jest bardziej zwrócenie uwagi na ich rozpoznanie, ponieważ zdarza się, że członkowie zespołu funkcjonując w danym środowisku latami nie są w stanie spojrzeć na sytuację z dystansu i dostrzec jakie mają nieużyteczne nawyki. Dobrze jest obserwować dynamikę zespołu – czyli takie zachowania, które się powtarzają. Można też poświęcić jedną z sesji lub jej fragment na rozmowę o codziennych rutynach i wyzwaniach. Choć zwykle lepiej jest identyfikować nawyki w działaniu, oczywiście nie zawsze jest to możliwe, ponieważ czas trwania pracy z zespołem jest oczywiście limitowany do kilku sesji na przestrzeni kilku miesięcy.

Dlatego ważne jest aby budować świadomość zespołu na temat tego czym są nawyki i jak mogą je zmieniać. Dzięki temu proces rozwoju zespołu, dzięki zmienianiu nawyków może trwać odpowiednio długo. Może rozciągnąć się na czas między sesjami, a także po zakończeniu całego procesu coachingu zespołu. Warto także zadbać o taki element psychoedukacji.

Jako coach zespołu zidentyfikuj nawyki, które pomagają, a także te, które przeszkadzają w pracy. Warto rozpatrywać zaobserwowane nawykowe zachowania w kontekście celu biznesowego i rozwojowego zespołu. Dzięki temu mamy możliwość umieszczenia ich w pewnym specyficznym kontekście. Ale dzięki temu również obserwacja pracy zespołu będzie nieco bardziej selektywna, co znacznie ułatwia pracę team coachom i samemu zespołowi.  

Wprowadzanie nowych nawyków w zespole

Zwykle warto wprowadzać zmiany, szczególnie dotyczące nawyków w sposób stopniowy, zaczynając od małych kroków. Zbyt duże zmiany w krótkim odstępie czasu mogą demotywować, szczególnie w sytuacji pierwszych niepowodzeń. Pomaga metoda Kaizen. Nawet jeśli nie będziemy używali tej nazwy i metodologii w całości, warto zastosować jej najważniejsze reguły. W największym skrócie jest to podzielenie większej zmiany na możliwe małe części i koncentrację na każdej z nich w odpowiedniej kolejności. Czyli jeśli członkowie zespołu zdecydują, że chcą wprowadzić nowy nawyk wysyłania krótkich, coraz krótszych e-maili. A jest to ważne w wielu firmach, gdzie mamy do czynienia z zalewem informacji, czasami do zbyt dużej liczby odbiorców z poprzeklejanymi treściami, co powoduje dosłowne „grzęźnięcie” w nieprzeczytanych e-mailach.  Członkowie zespołu mogą wtedy zacząć (oczywiście tam gdzie będzie to użyteczne) od systematycznego skracania treści wiadomości o 10%, 20 słów itd. W zależności od tego jak się umówią. Ostatecznym celem może być zawarcie całej treści komunikatu w nagłówku. Oczywiście w sytuacjach kiedy to będzie możliwe i użyteczne!

Wykorzystaj odkrycia naukowców z MIT

Warto także pamiętać o schemacie zmiany nawyków z Massachusetts Institute of Technology, czyli o 3 powiązanych ze sobą fazach powstawania, działania i zmiany nawyków. Są to: czynnik wyzwalający, zachowanie nawykowe i na końcu nagroda.

1. WYZWALACZ: Niektórzy, jak DJ Fogg autor książki i metodologii „Mikronawyki”, rekomendują połączenie nowego nawyku z już istniejącą rutyną.
   Na przykład, jeśli zespół chce poprawić raportowanie postępów, może dodać prostą zasadę: „Po zakończeniu każdego etapu czy zadania wpisuje krótką informację w systemie”.

Przyznam szczerze, że mam duże wątpliwości co do efektywności takiego rozwiązania. Mam tu na myśli powiązanie nowego nawyku z istniejącą rutyną, ponieważ  w natłoku obowiązków nie będziemy pamiętali o zmianie jeśli nie pojawi się nowy bodziec. Wynika to z prostego mechanizmu habituacji. Dlatego rekomenduję jakąś formę „przypomiynacza”. Czyli czegoś nowego, co zwróci naszą uwagę w odpowiednim momencie. Czasami może to być budzik w telefonie, czasami nowy gadżet na biurku lub tapeta na pulpicie komputera.

Choć oczywiście nie wykluczam, że są zespoły, osoby, na które ten sposób będzie działał.

2. NAWYK: Tu zespół tworzy nowe, jak wspomniałem możliwie proste i powtarzalne nowe zachowanie.

1. NAGRODA: W ostatnim kroku warto znaleźć jakąś formę wzmocnienia. Oczywiście najlepiej będzie kiedy już samo nowe zachowanie przyniesie emocjonalną nagrodę, na przykład satysfakcję, ale pewnie nie zawsze to będzie możliwe. Dlatego warto poszukać sposobu, aby zespół czuł satysfakcję z nowego nawyku dzięki informacjom zwrotnym, wzajemnym wzmocnieniom, czy reakcji menadżera.

Zadbaj o dłuższą perspektywę czasową 

Aby domknąć cały proces zmiany warto w jakiś sposób monitorować postępy i dostosowywać strategię jeśli to będzie potrzebne.

Dopóki trwa proces coachingu zespołu, w dużej mierze mogą do tego służyć sesje, ale doskonałym czasem są przerwy między sesjami, czyli codzienna praca zespołu i czas po zakończeniu procesu. Tu nieoceniona będzie rola lidera, choć w dojrzałych zespołach wszyscy „pilnują” się nawzajem.

• Warto aby zespół wyrobił sobie mechanizm regularnego sprawdzania, czy nowy nawyk się utrwala (np. co tydzień krótka rozmowa w zespole o postępach).
• Jeśli coś nie działa, zespół decyduje jakie modyfikacje wprowadzić (zamiast rezygnować z nowego nawyku!).
• Niezwykle istotna wydaje się też metoda celebracji sukcesów, czyli doceniania  nawet tych najmniejszych zmian. To prosty mechanizm warunkowania, dzięki któremu doskonale się uczymy.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat pracy z zespołem metodą team coachingu zapraszamy do innych artykułów i opisu naszego certyfikacyjnego szkolenia: https://rafalnykiel.pl/szkolenie/team-coaching-icc/

Rafał Nykiel