Kryzys w zespole będąc dużą przeszkodą w efektywnej pracy i dyskomfortem relacyjnym jest równocześnie szansą na wzmocnienie zespołu w przyszłości!

Od lat pracujemy z zespołami i tak zupełnie szczerze, to bardzo trudno mi przypomnieć sobie, kiedy firma zlecała team coaching w zespole w którym się dobrze wiodło. Zwykle jest to związane z sytuacją kryzysową w obszarze relacji lub efektywności, emocjonalnym, komunikacyjnym, lub wszystkich na raz.  Poniżej prezentujemy kilka ważnych punktów wynikających z naszej praktyki, na które warto zwrócić uwagę, żeby skutecznie pomóc zespołowi w trudnej sytuacji.

Zwykle coaching z  zespołem w kryzysie wymaga zarówno w pewnym sensie  zarządzania sytuacją kryzysową – choć tu duża część aktywności jest zwykle po stronie firmy i szefa, jak i przeprowadzenia zespołu przez pewnie proces transformacji, a także zapewnienia wsparcia emocjonalnego dla członków zespołu. Oto kilka sugestii, które mogą być użyteczne, aby pomóc zespołowi w kryzysie:

Kiedy?

Wybierz właściwy czas na wsparcie. Nie zawsze wsparcie team coacha z zewnątrz firmy jest konieczne, ale jeśli taka opcja jest brana pod uwagę, nie warto tego robić w ostatniej chwili, kiedy wszystkie środki zaradcze nie zadziałały. Im wcześniej zespół otrzyma wsparcie (kiedy oczywiście coś się dzieje niedobrego) tym większa szansa na stworzenie normalnego, czyli przyjaznego i sprzyjającego warunkom wysokiej efektywności środowisko. Częściej stworzenia nowego – bo nie zawsze powrót do tego jak było kiedyś będzie możliwy. To dotyczy wsparcia z zewnątrz, ale przecież kompetentny szef zespołu czuwa nad wszystkimi parametrami pracy zespołu i wychwytuje niepokojące sygnały. O ile zespół jako taki jest dla niego jednym z priorytetów, a niestety nie zawsze tak bywa.

Otwieraj komunikację

Przez długi czas członkowie zespołu „zamiatali pod dywan” trudne sprawy, aby móc pracować i przetrwać. Na sesjach powoli zaglądajcie na to co się kryje pod dywanem. Postaw na otwartość w komunikacji. Moje obserwacje są takie, że w zespołach w kryzysie jest wiele niedomówień, plotek i fałszywych informacji, które budują zniekształcony obraz. Wiem, że zwykle nie wszystko można powiedzieć, ale im więcej informacji ma zespół, czyli im większa jest otwartość, tym łatwiej naprawić sytuację. Dlatego zapewnij klarowną i otwartą komunikację zespołową. W pewnym sensie proces team coachingu to ciągłe otwieranie komunikacji w zespole. Miedzy jego członkami, między nimi a liderem, a także między zespołem a otoczeniem. A dodatkowo wyraźnie przedstaw informacje dotyczące kryzysu, działań podejmowanych w związku z sytuacją oraz sposobów, w jakie zespół może reagować.

Zarządzanie emocjami

To truizm, ale emocje zawsze pojawiają się w sytuacji  kryzysowej. Nie udawaj, że ich nie ma, a raczej pozwól w łagodny, kontrolowany co do sposobu ich ekspresji sposób im się pojawiać. Możesz spotkać lęk, złość, bezradność, zazdrość, ale też nadzieję i spokój. Każda z tych emocji jest ważna i w całości potrzebują zaopiekowania. Bez tego transformacja będzie niemożliwa. Udzielaj wsparcia emocjonalnego członkom zespołu, a najbardziej zespołowi jako całości – jeśli pracujesz jako team coach. Stwórzcie przestrzeń do wyrażenia swoich uczuć i obaw. Pamiętaj o empatii i zrozumieniu dla różnych reakcji emocjonalnych, które mogą pojawić się w związku z kryzysem. Często dużym tematem jest wybaczenie. Kiedy już jest „po burzy” zostaje jakiś niesmak jak w tym starym żarcie[1], do likwidacji którego potrzebny jest czas i zbudowanie zaufania od nowa. 

Wykorzystuj dostępne narzędzia

Warto wspierać zespół sprawdzonymi narzędziami team coachingowymi. Jest ich bardzo dużo, i podobnie jak w coachingu indywidualnym  ich pierwszym zadaniem jest pomoc w  zwiększeniu poziom świadomości członków zespołu w obszarach komunikacji, wzajemnych relacji, czy reguł panujących w ich środowisku. Narzędzia dają także możliwość na rozdzielenie i przejęcie odpowiedzialności za to co się dzieje (uwaga! Odpowiedzialności nie winy). W dalszej kolejności możemy skierować uwagę zespołu na zwiększenie kreatywności, tak aby pojawiły się nowe rozwiązania, które pomogą zażegnać sytuację kryzysową. 

Praca z liderem

Współpracuj z liderami zespołu, aby zapewnić spójność i skuteczność działań podejmowanych w odpowiedzi na kryzys. Liderzy powinni być dobrze poinformowani i jak wspomniałem dobrze informować otoczenie o tym co się dzieje, oraz mają być gotowi do podjęcia decyzji w sytuacjach trudnych. Tu ważna uwaga, unikaj jako coach pracy zarówno z zespołem w kryzysie jak i jego liderem metodami coachingowymi. To zwykle nie działa. Lider powinien mieć swojego coacha, a zespół swojego.

Praca w parze

Jest to dużo skuteczniejszy sposób pracy z zespołami niż praca w pojedynkę. Mam za sobą dziesiątki godzin przepracowanych jako indywidulany team coach jak i w parze. Z całą odpowiedzialnością mogę stwierdzić, że para coachów, którzy są dograni i mają dobre relacji i obycie team coachingowe to najlepszy wybór dla zespołu. Dzięki temu widać więcej, ponieważ każdy ma inną percepcję. Można sobie udzielać wsparcia w teamie coachów, ale także wyrównać energię na sesjach. Jak od dłuższego czasu pracuję w parze team coachingowej z żoną Kasią. Z jednej strony budujemy nasz team rodzinny, ale to w dużym stopniu nam pomaga wspierać zespoły – mając dwudziestoletni staż.

Planowanie zmniejsza chaos

Może nie od samego początku, ale w drugiej części procesu warto zwracać większą uwagę na planowania działań naprawczych. Wspieraj zespół (tylko wspieraj, bo to będzie ICH plan) w opracowaniu działań pomagających z jednej strony zażegnać kryzys, a z drugiej złagodzić jego skutki, także emocjonalne. Niezwykle ważne jest także dodanie do planu pewnych działań zabezpieczających zespół przed kolejnymi sytuacjami kryzysowymi. Warto aby zespól określił priorytety i konieczne działania oraz przypisał odpowiedzialności za ich realizację.

Wiem, że to nie wyczerpuje tematu, a bardziej nawet otwiera go na dyskusję (do której zapraszamy😉, ale mam nadzieję, że będzie to dobry punkt startu do wspierania zespołów w trudnych sytuacjach. Podsumowując, pomoc zespołowi w kryzysie wymaga empatii, zdecydowania i elastyczności w działaniu, a także odpowiednich narzędzi team coacha. Ważne jest, aby być obecnym i aktywnie wspierać członków zespołu w trudnych chwilach, a jednocześnie działać w sposób odpowiedzialny i skuteczny w celu zarządzania sytuacją kryzysową.

Jeśli czujesz, że potrzebujesz dodatkowej wiedzy i umiejętności (a może także międzynarodowego certyfikatu potwierdzające Twoje kompetencje) sprawdź program szkolenia z coachingu zespołów ICC. Jeśli dodatkowe masz pytania zapraszamy do kontaktu: rnykiel@teamcoaching.pl

[1] Kiedy to w czasie imprezy z przyjaciółmi wstaje gospodarz i pełnym powagi tonem mówi: kiedy byliście tu ostatni raz zginęły nasze srebrne sztućce… Goście zaskoczeni zapewniają, że to nie oni i w ogóle… Na co gospodarz odpowiada: No tak, sztućce się znalazły, ale niesmak pozostał😉

Rafał Nykiel